Assinar ou criar um sistema de gestão para minha empresa?

Toda empresa precisa utilizar uma ferramenta para rodar seus processos, controlar finanças e obrigações e fazer seu gerenciamento. E as soluções são assinar um software que serve para isso ou desenvolver um sistema de gestão sob demanda junto a uma prestadora de serviços especializada em tecnologia e programação.

Naturalmente, buscar o desenvolvimento é algo um pouco mais trabalhoso e que gera para o negócio mais responsabilidades, mas é um projeto que representa retorno por gerar vantagens para a empresa que opera com sistema próprio, como mostraremos adiante.

Diferença entre assinar e desenvolver um sistema de gestão sob medida

Na assinatura os usuários recebem um software totalmente pronto, desenvolvido de acordo com os critérios do fornecedor e sem que se possa fazer mudanças na ferramenta (pelo menos não em questões estruturais e na maioria das interfaces). Recursos adicionais, nesse caso, também dependem das possibilidades oferecidas pelo fornecedor, como recursos de integração e para importação e exportação de dados de planilhas ou outros softwares.

Como o negócio não tem posse alguma de ferramentas contratadas por assinatura, também não precisa se preocupar com nenhum quesito relacionado à segurança, à manutenção e ao suporte aos usuários do sistema. Tudo isso é entregue pela empresa desenvolvedora.

Já no desenvolvimento sob medida é encomendado um sistema, para qualquer objetivo ou necessidade que o negócio tenha, e seu desenvolvimento é totalmente personalizado. Apenas são adicionadas as funcionalidades que a empresa realmente necessita e demanda para criação. E o mesmo vale para outros recursos, como capacidade de bancos de dados e métodos de integração com demais soluções.

Dependendo do sistema de gestão desenvolvido, não há demanda muito grande e frequente de monitoramento e manutenção preventiva, a chamada sustentação. Porém, quando é necessário, isso fica sob responsabilidade do negócio proprietário do software, que pode buscar o auxílio da prestadora de serviço que o desenvolveu para lidar com isso.

O suporte aos usuários também fica por conta de quem encomendou. Mas via de regra isso não representa um problema, pois podem ser criados materiais de apoio e manuais para auxílio aos profissionais que o utilizam no dia a dia, e funcionários mais antigos, com mais tempo de experiência no uso da ferramenta, podem auxiliar os novos na aderência à ferramenta.

Como funciona o desenvolvimento por encomenda

Primeiramente, o prestador do serviço entende sobre a empresa, seus processos, necessidades, objetivos e expectativas para o projeto. Depois, é feito um levantamento de requisitos e funcionalidades para o desenvolvimento, que a seguir é documentado e ganha as definições técnicas de desenvolvimento que o prestador seguirá para conceber o sistema.

Com todas essas questões determinadas, apresenta-se aos responsáveis o projeto a ser executado e pontos como cronograma, investimento e método de execução, quando as partes analisam a viabilidade desse projeto e chegam ao teor mais adequado para iniciar o desenvolvimento.

Com a viabilidade atesta, o prestador desenvolve o software, que posteriormente é testado, tem suas configurações de segurança aplicadas e é implementado no ambiente da empresa. Depois disso podem ser dados treinamentos para uso e materiais de apoio para aderência dos usuários ao sistema. E a necessidade de sustentação da ferramenta pode ser discutida e definida.

Vantagens de desenvolver um sistema de gestão

Um dos principais fatores levados em consideração pelas empresas na tomada dessa decisão é o investimento necessário para o desenvolvimento sob medida, que é maior do que o exigido mensalmente para assinar um software. Mas cada real investido para desenvolver um sistema de gestão acaba sendo aproveitado, pois o produto final tem a exata dimensão do que o negócio precisa.

Ou seja, não ocorre desperdício com módulos e funcionalidades que a empresa não necessita, o que pode acontecer na assinatura de softwares padronizados, nos quais não podem ser feitas mudanças ou ajustes para a implementação.

Essa total adaptação também reflete na produtividade das rotinas nas quais o sistema está inserido. Como ele é modelado visando aderir perfeitamente ao ambiente no qual será utilizado, é mais difícil que os usuários tenham problemas durante a utilização, precisem desenvolver soluções paralelas manuais ou se criem gargalos em fluxos de trabalho.

Outras grande vantagem está na extração de dados para análises, gestão e tomada de decisão. Os responsáveis podem solicitar que informações e relatórios sejam gerados da forma que eles mais acham adequado para avaliá-los e usá-los no gerenciamento. Já na assinatura de uma ferramenta de mercado existe limitação, sendo que os dados só podem ser gerados como (e quais) ela permite de acordo com seu padrão.

Para os funcionários que lidam com o operacional diário, a utilização pode ser facilitada, já que o próprio projeto encomendado pode visar simplicidade em interfaces, módulos e funcionalidades. Então, quem utilizar a ferramenta, seja para ações gerenciais ou operacionais, não fica obrigado a aprender sobre as nuances de um software complexo demais e complicado de entender.

Por fim, o impacto das vantagens citadas até aqui podem gerar outra como resultado: diferencial competitivo. Isso porque um negócio pode ser mais eficiente operacionalmente, melhor gerenciado e ter mais controle sobre as finanças ao contar com um software que espelha fielmente a realidade da empresa, gera informação de qualidade e otimiza os processos que passam por ele.